Umsatzsteuer bei Ausbildungskostenrückersatz

Aus- und Fortbildungskosten

Die Investition in die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitenden ist notwendig, mitunter aber auch teuer. Durch die Vereinbarung eines Ausbildungskostenrückersatzes können sich Arbeitgebende absichern. Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen vor Ablauf einer vereinbarten Frist, darf ein Teil der Kosten zurückverlangt werden, vorausgesetzt gesetzliche und kollektivvertragliche Bestimmungen wurden eingehalten.

Erstattbar sind allerdings nur Aus- und Weiterbildungskosten, wobei die Bildungsmaßnahme erfolgreich abgeschlossen sein muss. Fortbildungs- und Einschulungskosten sind nicht erstattungsfähig.

 

Wann ist eine Rückforderung an Arbeitnehmende zulässig?

Notwendig ist eine schriftliche Vereinbarung, die vor Beginn der Aus- und Weiterbildung abgeschlossen worden ist. Die Vereinbarung muss die Höhe der Kosten und die Bindungsdauer enthalten.

Sind Arbeitnehmende vertraglich zur Absolvierung einer bestimmten Ausbildung verpflichtet, können die Kosten dafür nicht zurückgefordert werden.

Die Bindungsdauer muss angemessen sein bzw. darf kollektivvertragliche Vorgaben nicht übersteigen.

Mit Umsetzung der EU-Transparenz-Richtlinie im Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz (AVRAG) wurden die Bestimmungen reformiert. Ist die Aus-, Fort- oder Weiterbildung auf Grund gesetzlicher Vorschriften, Verordnungen, Normen der kollektiven Rechtsgestaltung oder des Arbeitsvertrages Voraussetzung für die Ausübung einer arbeitsvertraglich vereinbarten Tätigkeit, gilt:

Die Teilnahme des Arbeitnehmenden stellt Arbeitszeit dar und die Kosten sind von den Arbeitgebenden zu tragen.

Nach Ansicht des Bundesministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz zählen dazu nicht jene Fälle, in denen eine Aus-, Fort- oder Weiterbildung zwar als nützlich angesehen wird, jedoch nicht unmittelbar in Aus-, Fort- oder Weiterbildung in der arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitsleistung besteht. Darüber hinaus haben Arbeitgebende die Kosten einer Aus-, Fort- oder Weiterbildung unter den Voraussetzungen des AVRAG im aufrechten Arbeitsverhältnis zu tragen. Für das beendete Arbeitsverhältnis ist jedoch ein allfälliger Anspruch der Arbeitgebenden unbeschadet der Kostentragungspflicht zu beurteilen.

 

Umsatzsteuerliche Konsequenzen eines Rückforderung an Arbeitnehmende

Laut einer neuen BMF-Auskunft aufgrund einer Anfrage der WKO Tirol vom 8. April 2025 gilt der Rückersatz nicht als umsatzsteuerpflichtiges Entgelt, sondern als nicht umsatzsteuerbarer Schadenersatz.

Das BMF begründet dies damit, dass bei einem aufgrund einer Kündigung zu zahlenden Ausbildungskostenrückersatz kein direkter Zusammenhang zwischen der Zahlung des Rückersatzes und einer Leistung des Arbeitgebers besteht. Dabei beruft sich das BMF auf den EuGH (EuGH 18.7.2007, C-277/05, Société thermale d’Eugénie-les-Bains).

Die Anfragebeantwortung des BMF kann hier abgerufen werden: Ausbildungskostenrückersatz