Das BFG hat zur steuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen eine interessante Entscheidung gefällt – besonders relevant für Weihnachtsfeiern und Betriebsausflüge mit hohen Kosten.
Aktueller Anlass
Mit Blick auf die bevorstehende Weihnachtszeit rückt eine aktuelle Entscheidung des Bundesfinanzgerichts (BFG vom 13. 11. 2024, RV/7102103/2022) in den Fokus. Dabei ging es um die Frage, ob Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen, die den steuerfreien Freibetrag nach § 3 Abs 1 Z 14 EStG von 365 € pro Jahr überschreiten, einen steuerpflichtigen Vorteil aus dem Dienstverhältnis darstellen.
Im konkreten Fall organisierte ein internationaler Konzern jährlich einen Betriebsausflug und eine Weihnachtsfeier. Die Kosten überschritten den Freibetrag deutlich. Das Finanzamt wertete den übersteigenden Teil als geldwerten Vorteil für die Arbeitnehmer:innen – das BFG sah das allerdings anders.
Steuerliche Einordnung
Das BFG kam zu dem Schluss, dass über den Freibetrag hinausgehende Kosten dann nicht steuerpflichtig sind, wenn sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Dieses Eigeninteresse ist dann gegeben, wenn die Veranstaltung der Förderung des Betriebsklimas, der Motivation oder dem Zusammenhalt im Unternehmen dient – also der betrieblichen Funktionalität als Ganzes.
In seiner Argumentation stützte sich das Gericht auch auf deutsche BFH-Judikatur, wonach bei Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter (z. B. Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern, Betriebsausflügen) keine Steuerpflicht besteht, sofern kein individueller Vorteil für die Arbeitnehmer:innen vorliegt. Entscheidend ist also, ob die Maßnahme betrieblich veranlasst oder privat bereichernd ist.
Praktische Auswirkungen
Für die Praxis bedeutet das: Unternehmen dürfen auch aufwändigere Feiern ausrichten, ohne automatisch steuerpflichtige Vorteile für ihre Mitarbeiter:innen zu begründen – sofern der betriebliche Zweck klar im Vordergrund steht.
Um Streit mit der Finanzverwaltung zu vermeiden, sollte Folgendes beachtet werden:
• Aufschlüsselung der Kosten: Aufwendungen für Dekoration, Künstler:innen oder besondere Veranstaltungsorte sind separat zu erfassen und zu prüfen, ob sie tatsächlich im betrieblichen Interesse liegen.
• Nachvollziehbare Begründung: Zu dokumentieren ist, dass die Veranstaltung der Förderung des Betriebsklimas, des Teamgedankens oder der Motivation dient.
• Teilnehmerzahl: Bei der Kostenaufteilung darf nur die Zahl jener Personen herangezogen werden, die tatsächlich teilgenommen haben. Teilnehmerlisten sind daher ratsam.
• Keine individuelle Bereicherung: Leistungen, die ausschließlich dem einzelnen Arbeitnehmer zugutekommen (z. B. persönliche Geschenke), können steuerpflichtig sein.
Beispiel aus der Praxis
Im Fall vor dem BFG wurden alle Mitarbeitenden zu einem Betriebsausflug eingeladen, bei dem die gemeinsame Teilnahme und das Teambuilding im Vordergrund standen. Das Gericht betonte, dass Motivation und Gemeinschaftsgedanke wesentliche betriebliche Interessen darstellen – selbst, wenn die Veranstaltung kostspielig ist.
Eine zu starke Kostenüberwälzung auf Arbeitnehmer:innen wäre schädlich. Wenn Beschäftigte aus Angst vor steuerlichen Belastungen auf die Teilnahme verzichten würden, wäre das dem Ziel der Veranstaltung klar zuwiderlaufend.
Ausblick:
Derzeit ist noch eine Amtsrevision beim Verwaltungsgerichtshof (VwGH) anhängig. Die höchstgerichtliche Rechtsprechung bleibt daher noch abzuwarten.
Fazit
Betriebsveranstaltungen sind ein wertvolles Instrument zur Mitarbeitermotivation – steuerlich aber oft eine Gratwanderung. Entscheidend ist das überwiegende eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers. Wir empfehlen, bereits bei der Planung von Feiern oder Ausflügen eine klare Dokumentation der Zielsetzung und eine getrennte Kostenerfassung vorzunehmen.
Unsere Kanzlei berät Sie gerne, wie Sie Betriebsveranstaltungen steuerlich optimal gestalten und mögliche Risiken vermeiden.
